Raportointiperiaatteet

Tämä on Senaatti-kiinteistöjen kahdeksas vuosittainen yhteiskuntavastuuraportti. Siinä kuvataan Senaatti-kiinteistöjen toiminnan sosiaaliset, taloudelliset ja ympäristöön kohdistuvat vaikutukset vuonna 2009 sekä Senaatti-kiinteistöjen strategia ja pysyvät johtamisen käytännöt toiminnan vaikutusten hallitsemiseksi. Lisäksi raportti käsittelee Senaatti-kiinteistöjen toimintaympäristöä ja toiminnan tuloksia suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Raportti on Senaatti-kiinteistöjen neljäs ulkopuolisen riippumattoman tahon varmentama yhteiskuntavastuuraportti. Raportti on laadittu soveltaen kansainvälisen Global Reporting Initiativen (GRI) antamaa suositusta yritysten yhteiskuntavastuuraportoinnin sisällöstä jaraportointiperiaatteista. GRI:n mukaisesti organisaatiolla on mahdollisuuden raportoida toiminnastaan haluamallaan laajuudella, raportointitasojen C-A+ mukaisesti. Senaatti-kiinteistöjen tavoitteena on A+ -tasoinen yhteiskuntavastuuraportti, jossa raportin sisällön oikeellisuus on ulkopuolisen tahon varmentama (ks. raportoinnin soveltamistasot s. 67). Raportointi- ja laskentaperiaatteissa sekä GRI sisältöindeksissä on esitetty raportoinnin kattavuus ja poikkeamat suhteessa GRI:n G3 raportointiohjeistukseen. Yhteiskuntavastuuraportin lisäksi Senaatti kiinteistöt julkaisee tiiviin talouskysymyksiin keskittyvän taloudellisen katsauksen.

Kattavuus

Yhteiskuntavastuuraportti kattaa liikelaitoksen koko toiminnan sekä maantieteellisesti että toimialoittain. Mukana eivät ole Senaattikiinteistöjentytäryhtiöt, joiden osuus liikelaitos-konsernista on kuitenkin pieni (0,55 % liikelaitoskonsernin liikevaihdosta). Raportoinnin olennaisuutta on arvioituvuosina 2008–2010 Senaatti-kiinteistöjensidosryhmien toimesta. Sidosryhmäpaneelinarvioinnin tuloksena joitakin aikaisemmin painetussa raportissa esitettyjä aihealueita onesitetty vain raportin www-versiossa. Verkkoraporttiin on näiltä osin viitattu painetussa raportissa.

Taloudellisen ja ympäristövastuun tunnusluvut

Esitetyt talouden tunnusluvut kattavat liikelaitoksen toiminnan esitetyn laskentarajauksen mukaisesti. Luvut perustuvat tarkastettuun kirjanpitoon ja vahvistettuun tilinpäätökseen.

Esitetyt ympäristövastuun tunnusluvut kattavat liikelaitoksen toiminnan esitetyn laskentarajauksen mukaisesti. Ympäristötietoja on esitetty rajausta laajemmin silloin, kun Senaatti-kiinteistöjen on katsottu voivan niihin vaikuttaa. Pääomavuokratuista kohteista on energian- ja vedenkulutuksen laskennassa huomioitu puolustushallinto, rikosseuraamusvirasto, Helsingin yliopisto sekä rajavartiolaitos joiden käytössä oleva kiinteistökanta muodostaa huomattavimman osan pääomavuokralla olevista kiinteistöistä. Senaatti-kiinteistöjen raportointiperiaatteet ovat kehittyneet ensimmäisestä raportointivuodesta ja vuosittain kerätyn tiedon vertailtavuutta seuraavien vuosien tietoihin on pyritty parantamaan. Tänä vuonna raportoinnissa on otettu käyttöön energian- ja vedenkulutustietojen keskitetty lähtötietokeräys ja raportoitavat luvut suhteutetaan pinta-alatietoihin poiketen aiemmasta alueilta kerättävästä ja tilavuuteen suhteutetusta raportoinnista. Lisäksi Rajavartiolaitos on erotettu Senaatti-kiinteistöjen kiinteistökannasta pääomavuokrakohteeksi. Rajavartiolaitoksen käytössä olevat kohteet on vuoden 2009 raportissa esitetty pääomavuokrakohteiden alla. Vuonna 2008 nämä kohteet raportoitiin osana Senaatti-kiinteistöjen ylläpitämiä kohteita.

Energian ja veden kulutustiedot perustuvat Senaatti-kiinteistöjen keskitettyyn kulutusseurantaan. Pääomavuokrakohteiden kulutustiedot perustuvat pääomavuokralaisten ilmoittamiin tietoihin. Muiden ympäristötietojen keruusta ja oikeellisuudesta vastaavat alueitten ympäristöyhdyshenkilöt. Esitetty Senaatti-kiinteistöjen ylläpitämien kohteiden lämpöenergian ominaiskulutus on sääkorjattu (normitettu) lämmitystarveluvulla normaalivuoteen. Käytetyt paikkakuntakohtaiset lämmitystarveluvut ovatIlmatieteenlaitoksen vuosittain laskemia ja julkaisemia. Suora energiankulutus perustuu Senaattikiinteistöjen ylläpitämien kohteiden Ryhtitietokannan raportoimaan tietoon alueellisten lämpölaitosten tuottamasta energiasta. Epäsuora energiankulutus muodostuu Senaattikiinteistöjen sähkön ja lämmönkulutuksesta, em. häviöistä ja rakentamisen energiankulutuksesta. Energiantuotannon päästöt perustuvat sähkön osalta vuoden 2005 Suomen keskimääräiseen sähköntuotannon päästöprofiiliin ja tuotantojakaumaan sekä lämmön osalta maakuntien keskusten kaukolämmön tuotantoprofiiliin sekä pienten lämpölaitosten keskimääräiseen päästöprofiiliin. Suorat ja epäsuorat kasvihuonekaasupäästöt sisältävät sähkö- ja lämpöenergiantuotannon päästöt, uudisrakennuksina rakennettujen rakennusten pinta-alojen kautta lasketut päästöt ja Senaatti-kiinteistöjen ylläpitämien kohteiden kylmäainetietojen pohjalta lasketut päästöt. Liikematkoihin käytettyjen matkustuskilometrien pohjalta laskettiin liikenteen kasvihuonekaasupäästöt (CO_²). Jätteiden raportoinnin luvut perustuvat Lassila & Tikanojan ilmoittamiin Senaattikiinteistöjen ylläpitämien kohteiden jätemääriin Etelä-Suomen alueelta. Jätemäärät on muunnettu vastaamaan kaikkien Senaattikiinteistöjen ylläpitämien kohteiden jätemääriä huoneistopinta-alasuhteen avulla. Käytetyt materiaalit raportoitiin perustuen arvioon Senaatti-kiinteistöjen uudisrakentamisen määrästä [m²] vuonna 2009. Materiaalimäärä sisälsi Senaatti-kiinteistöjen ylläpitämät sekä puolustushallinnon kohteet.

Tiedot erilaisten alueiden laajuuksista [m²] koottiin arvioimalla tyypillisten kohteiden pinta-aloista erilaiset pinta-alaosuudet laventamalla tieto koko rakennuskanta huomioiden. Lisäksi Senaatti-kiinteistöt pitävät kirjaa pilaantuneiden maiden osalta tehtävistä toimista ja puhdistuksen kustannuksista.

Sosiaalisen vastuun tunnusluvut

Esitetyt sosiaalisen vastuun tunnusluvut kattavat liikelaitoksen toiminnan esitetyn laskentarajauksen mukaisesti. Henkilöstötunnuslukujen laskentaa ohjaa myös kirjanpitolautakunnan ohje toimintakertomuksessa ilmoitettavien henkilöstötunnuslukujen laskemisesta.

Tapaturmataajuuden laskennassa huomioidaan tapaturmat, jotka ovat johtaneet vähintään yhden päivän sairauspoissaoloon. Tapaturmataajuuden laskemisessa käytetty 'työaika työtunteina' on kokoaikaisten työntekijöiden sekä säännöllistä osa-aikaista työtä tekevien työntekijöiden työtuntien yhteismäärä vuodessa. Niiden osa-aikaisten, joiden työaika on epäsäännöllistä tuntityötä esimerkiksi opintojen ohella, työaikaa ei näin ole huomioitu. Lisäksi verkkoraportissa on erikseen raportoitu niiden tapaturmien lukumäärä, jotka eivät aiheuttaneet poissaoloja.

Sairauspoissaoloprosentin laskemisessa sairauspäivällä tarkoitetaan KILA:n yhteisohjeen mukaisesti poissaoloa, jonka aiheuttaa työntekijän sairastuminen tai tapaturma tai työntekijän lapsen sairastuminen. Sairauspoissaolopäivien lukumäärä määritetään suhteessa teoreettiseen säännölliseen työaikaan, jota laskettaessa on huomioitu kokoaikaiset sekä säännöllistä osa-aikatyötä tekevät, mutta ei epäsäännöllistä tuntityötä tekevien työaikaa.

Senaatti-kiinteistöjen strategisina mittareina toimivat työtyytyväisyyden taso ja johtajuutta kuvaavat mittarit perustuvat vuosittain tehtävään henkilöstötutkimukseen. Kolmas strateginen mittari, ydinosaamisen taso määritetään vuosittain henkilön itsensä ja esimiehen yhteisen arvioinnin perusteella. Henkilöstötutkimuksen toteuttaa Corporate Image Oy. Työtyytyväisyyden taso, johtajuuden taso sekä ydinosaamisen taso määritetään tutkimustulosten perusteella.

Työtyytyväisyyttä määritettäessä huomioidaan yhteensä 17 henkilöstötutkimuksen kysymystä, joita vastaajat arvioivat asteikolla 1-5. Työtyytyväisyys määritellään keskiarvona kunkin kysymyksen saamista keskiarvoista. Näin saatua arvoa verrataan vertailuyritysten saavuttamiin arvoihin. Vertailuyritysten saavuttama arvo saadaan Corporate Image Oy:ltä. Tutkimuksessa käytetyille kysymyksille on olemassa muista yrityksistä muodostettu vertailuaineisto. Se koostuu n. 120 yrityksestä ja muusta organisaatiosta, joiden vastaajamäärä on n. 33.000, pääosin vuosilta 2007-2009. Senaatti-kiinteistöjen kokonaistuloksille oletusnormina on käytetty asiantuntijaorganisaatioiden normia, joka sisältää erilaisia henkilöryhmiä suunnilleen samoissa suhteissa kuin Senaatti-kiinteistöjen aineistossa. Yksiköstä riippuen on käytetty myös johdon, ryhmäesimiesten, asiantuntijoiden, teknisten toimihenkilöiden tai toimihenkilöiden normia. Henkilöryhmätarkasteluissa on kutakin ryhmää verrattu ulkoisen aineiston vastaavaan ryhmään.

Johtajuuden taso määritetään tyytyväisyyden tasona asteikolla 1-5 henkilöstötutkimuksesta poimituista esimiehisyyttä ja johtajuutta koskevista kysymyksistä. Esimiehisyys ja johtajuus määritetään erikseen, ja molempiin huomioidaan kymmenkunta henkilöstötutkimuksen kysymystä, joiden saamien arvojen keskiarvona mittarit lasketaan.

Ydinosaamisen taso muodostuu keskiarvona neljästä osa-alueesta, jotka kukin arvioidaan asteikolla 1-5. Arviointi suoritetaan vuosittain esimiehen ja henkilön itsensä yhteisen arvioinnin perusteella kustakin osa-alueesta. Asiakaspäällikkönä ja hankepäällikkönä toimiville ydinosaamisen tason määrittämiseksi huomioitavat neljä osa-aluetta ovat liiketoiminnan yleiset periaatteet ja tulokseen liittyvät tekijät, asiakaskontaktien hoito, nopea ongelmanratkaisu sekä verkoston tiedonkulun varmistaminen. Kiinteistöpäälliköiden ydinosaamisen taso määritetään kolmen ensimmäisen osa-alueen osalta kuten edellä, mutta neljäntenä osa-alueena on työskentely verkostoissa.

Asiakastyytyväisyys ja käyttäjätyytyväisyys kyselyt on toteuttanut Qualitems Oy. Senaatti-kiinteistöt valitsee vastaajatahot asiakastyytyväisyyskyselyyn. Kysely toteutetaan verkkokyselynä, jota täydennetään puhelinhaastatteluilla. Vuoteen 2008 asti kyselyyn on ollut mahdollista vastata myös paperilomakkeella, mutta ei enää vuonna 2009. Puhelinhaastatteluja pyritään tekemään vähintään neljälle asiakkaalle kultakin toimialalta. Vastausasteikko on muuttunut vuonna 2001 nykyiseksi 1-5-asteikoksi. Kokonaistyytyväisyys määritetään kaikkien osa-alueiden keskiarvona, ja aikaisemmalla asteikolla (1-7) toteutettujen kyselyiden vastaukset on skaalattu vastaamaan nyt käytössä olevaa asteikkoa asiakastyytyväisyyden kehitystä kuvaavassa diagrammissa. Asiakastyytyväisyyskyselyn raakadata toimitetaan lisäksi KTI:n asiakastyytyväisyysvertailuun, josta saadaan toimialan vertailutietoa asiakastyytyväisyyden kehityksestä.

Käyttäjätyytyväisyyskyselyn vastaukset käsittelee Qualitems Oy. Senaatti-kiinteistöt valitsee vuosittain kultakin alueelta kohteet, joiden käyttäjille lähetetään käyttäjätyytyväisyyskysely. Kysely toimitetaan kohteen yhteyshenkilölle, joka välittää sen edelleen käyttäjille. Vastaukset kerätään pääasiassa verkkokyselynä, mutta joissakin kohteissa (esim. kun käyttäjänä poliisi) kerätään vastauksia myös paperikyselyllä.

Mainetutkimus on Viestintätoimito Pohjoisrannan toteuttama tutkimus, johon vastaajatahot valitsee Senaatti-kiinteistöt. Kysely toteutetaan verkkokyselynä, ja sitä täydennetään puhelinhaastatteluin. Saavutettua kokonaistyytyväisyyttä verrataan 100 suurimman pörssiyrityksen samassa kyselyssä saavuttamiin kokonaistyytyväisyyksiin sekä edellisen kyselyn tuloksiin.